måndag 11 april 2011

Organisatorisk kompetens och processorienterat arbetssätt

Allt fler företag börjar intressera sig för och förstå betydelsen av att skapa en organisation som är tydligare inriktad på kundernas önskemål och krav. Dessutom har de börjat inse betydelsen av att fler medarbetare känner sig delaktiga i utformningen av den dagliga verksamheten.

Filosofin och principerna kring Lean Production har varit väckarklocka för företagens uppvaknande, men även logistikens arbete med flöden och helhetssyn. Till och med så stängda verksamhetsdomäner som vårdsektorn har tagit till sig tänkandet med begreppen vårdlogistik och Lean Healthcare.

Vad det är som verksamheten ska åstadkomma och logiken i hur detta åstadkoms? Ett steg i den riktningen är att identifiera och kartlägga företagets processer. Därefter formeras den struktur som bäst svarar upp mot detta.

Huvudprocesserna omfattar i regel flera funktioner och resulterar i varor och tjänster till externa kunder. Andra processer är till för att stödja huvudprocesserna och riktar sig därför främst till interna kunder. För alla processer gäller att de ska vara ändamålsenliga och värdeskapande.

Alla processer liksom hela företaget måste även styras på ett sätt som leder fram till goda och önskade resultat. Verksamheten måste betraktas i första hand som processer med uppgift att tillfredsställa kundernas behov.

Processorganisation används ofta som en benämning på organisationer som har ett processorienterat arbetssätt. På motsvarande sätt var projektorganisationer exempel på organisationer med ett projektorienterat arbetssätt.

Det är svårt att hitta en övertygande beskrivning av vad en processorganisation innebär ur ett organiseringsperspektiv, mer än på en mycket övergripande nivå. Begreppet processorganisation är i sig en självmotsägelse, då processer är arbetsflöden medan organisering handlar om arbetsdelning.

En tänkbar definition är: En organisation där processer utgör indelningsgrund för den organisatoriska strukturen. Processernas syfte är att samordna arbetsdelningen mot kunderna. Processer kan på detta sätt ställas mot andra indelningsgrunder för en organisation som:
  • Funktioner
  • Produkter
  • Kunder
  • Geografiska marknader
  • Leveransformer etc.
För att lyckas övergå från ett funktionstänk till ett processorienterat tänk är det viktigt att se och tänka i flöden. Processorienteringen ger fördelar som:
  • Helhetssyn på leveransflödet
  • Ökad kontroll och spårbarhet
  • Uppföljning och återkoppling
Vidare effektiviseras resursanvändningen genom standardisering av arbetssätt samt tydliga roller. Återkopplingen ger större möjlighet att lära av tidigare erfarenheter.