måndag 20 augusti 2012

Intern kommunikation

Den norska 22 juli-kommissionens rapport presenterades härom veckan över polisens krishantering av händelserna förorsakade av soloterroristen Brevik. Sällan har den interna kommunikationens brister och konsekvenser avslöjats mer brutalt och öppet i en rapport.

Även i Sverige har vi inget att yvas över med våra tidigare tillkortakommanden och fortsatta stora brister i samordning och kommunikation. Det glappar mellan centrum och periferi. Samverkan är inte tillräckligt i sidled med olika nödvändiga organisationer och kommunikationssystemet Rakel är fortfarande inte driftsäkert.

I en ständigt föränderlig värld måste företag anpassa sin organisation efter omvärlden. I samma takt förändras ledarskap och kommunikation, vilka är två avgörande förutsättningar för ett företags framgång och utveckling.

Framförallt är dessa faktorer viktiga för företag som är geografiskt spridda. Trots spridda avdelningar måste företaget uppfattas som en helhet, med gemenskap och samma mål.

Intern kommunikation är ett av verktygen för att förmedla strategier inom organisationer och företag. Att finna ett gemensamt språk inom organisationen kan underlätta förståelsen för företagets visioner och mål. Många företag och organisationer brister i sin interna kommunikation. Det leder till att strategiska beslut bara förverkligas i undantagsfall.

Den globala marknaden med dess nya möjligheter och förändrad konkurrenssituation skapar ett tryck på att ett ledarskap kan utveckla och förmedla strategier som leder till att företag och organisationer gör anpassade åtgärder. I princip måste denna process hållas levande ständigt.

Det anmärkningsvärda är företagens ibland bristande insikter om vikten av kontinuerlig kommunikation. Enligt en studie vid Lunds universitet genomförs de beslut som bolagsledningarna tagit bara till knappt 30%. Skälet är att ledningarna negligerar eller helt avstår ifrån att fortlöpande kommunicera. Främst gäller det till medarbetarna.
Det som krävs av företagsledningarna att kontinuerliga dialoger utformas där medarbetare deltar i frågor kring nya strategier, värdegrunder och gemensamma målbilder för verksamheten på olika nivåer. Då skapas förutsättningar för:
  • Engagemang bland personalen
  • Möjligheter till att förändra attityder
  • Att bygga en önskvärd kultur
Det finns problem och utmaningar i informations- och kommunikationskanaler inom en organisation. En utmaning är att informationen ska nå rätt personer i organisationen och att dessa sedan ska tolka informationen. Att tolkningen sker på det sätt som ledningen avsåg är inte helt säkert, innebörden kan ha gått förlorad och handling uteblir.

Kommunikation är en angelägenhet för ledningen eftersom de brister som kan uppstå oftast faller under ledningens ansvar. Bristerna kan bero på att människor inte förstår varandra, men också på att rutinerna för kommunikation inte är tillräckligt utformade.