onsdag 28 april 2010

Organisera för förbättring

Varje organisation måste bygga in en förmåga att förändra organisationsstrukturen. Det innebär att en organisation måste vara beredd att bryta upp från nuvarande struktur och arbetsformer. Med några års mellanrum behöver en ledare i en organisation pröva eller utmana varje:
  • Process
  • Produkt
  • Rutin
  • Policy
Frågan som kan ställas är: Med den kunskap som nu finns i organisationen skulle det då utföras och göras på samma sätt som tidigare? Om svaren är tveksamma eller besvarade med nej måste följdfrågorna bli: Vad gör vi nu?

Organisationen och dess ledning måste nämligen göra någonting. I allt högre grad och allt oftare, mot bakgrund av omvärldens förändringstakt, behöver verksamheter avvecklas eller omstöpas snarare än att låta dem passivt rulla vidare utan utmaning. Det nya måste även få plats i organisationen.

Företag som på det sättet låter det nya ta plats med det gamla får lättare att hantera förändringar i omvärlden. De gör små anpassningar hela tiden, snarare än omfattande omvandlingar.

En kontinuerlig process av förbättringar av allt i organisationen kan ske enligt arbetssättet med kaizen.

Behovet att organisera för att förändra kräver ett stort mått av decentralisering för att göra det möjligt att fatta snabba beslut:
  • Nära där resultaten åstadkoms
  • Där kontakten finns med kunderna
  • Där teknologi utvecklas, anskaffas och används
  • Nära dem som observerar och påverkas av olika slags förändringar

torsdag 22 april 2010

Grupputveckling i resurseffektiv organisation

Under senare tid har arbetsgruppens roll och sammansättning i organisationer utvecklats vilket påverkat individernas deltagande i olika gruppstrukturer eller projekt. Allt oftare agerar gruppen i projektformer för att lösa ett problem eller arbeta med en uppgift.

En individs deltagande bygger på att vara bärare av en viss kompetens eller kunskap som också påverkar dennes roll i projekt under en viss tidsperiod. Följden av detta är att en individ kan delta i olika sammanhang i en organisation samtidigt.

Dessutom kan arbetsgrupper för sina arbetsuppgifter knyta till sig andra arbetsgrupper. Begreppet virtuella grupper, som hämtats från datorvärlden, börjar dyka upp även här.

Det finns en ökad medvetenhet om arbetsgruppers betydelse både för organisationens effektivitet men också för individers engagemang och behov. I många organisationer har detta medfört ett ökat intresse för grupputveckling.

Effektiva arbetsgrupper brukar karakteriseras av bland annat att:
  • Det finns rätt kompetens i gruppen.
  • Målsättningen är tydlig och införstådd.
  • Kommunikationen är riklig och innehåller både känslor och tankar.
  • Individuella olikheter i gruppen accepteras.
  • Man lyssnar på varandra.
  • Maktkamp förekommer inte i gruppen.
  • Gruppen utvärderar gemensamt sitt arbete och sina prestationer.
Den resurseffektiva organisationen är på grund av den avskalade resursbasen sårbar, varför den måste vara mycket uppmärksam på störningar. Den måste genom stor flexibilitet tidigt hantera dessa störningar innan de får negativ inverkan för organisationen.

Moderna organisationer måste därför kunna arbeta med flera uppgifter parallellt och vara multiflexibel.

Många hierarkiska organisationer saknar denna flexibilitet och anpassningsförmåga som organisationens omvärld kräver. För att kunna hantera kraven på förändringar måste i flera fall den hierarkiska formen av organisation, som historiskt kommit av industrialismen, ersättas av en mer horisontell och flödesinriktad typ.

Denna organisationsform får därmed stark påverkan på organisationens:
  • Ledarskap
  • Kommunikation
  • Flexibilitet
Framförallt är dessa faktorer viktiga för företag som är geografiskt spridda. Trots spridda avdelningar måste företaget uppfattas som en helhet, med gemenskap och samma mål. Gruppkänslan har inverkan på förståelsen av att medarbetarens mål bör speglar gruppens och verksamhetens samtliga mål.

Medarbetarskap är viktigt i en geografiskt spridd organisation.

måndag 19 april 2010

Att undersöka medarbetarskap inför verksamhetsförbättring

Att undersöka medarbetarskap innebär att undersöka hur medarbetarna hanterar relationen till:
  • Sitt arbete
  • Sin arbetsgivare
  • Sina arbetskamrater
Det överliggande syftet är att få kunskap för att tillsammans i organisationen arbeta med förbättringar av kundrelationer och affärsresultat. Det finns ett stort intresse bland företag men också i offentlig sektor att periodiskt undersöka och utvärdera verksamheten. För att göra det använder många metoden medarbetarenkäter.

Vid senaste mötet med HR-nätverket Gothia var två nyckelpersoner från Netsurvey Bolinder goda inspiratörer i en debattglad diskussion. Företaget är sedan flera år specialist på webbaserade medarbetarundersökningar för att hjälpa chefer och medarbetare att prioritera de viktigaste frågorna från undersökningen, för vägledning till förändringar och ett lönsamt arbetsklimat.

Ofta gäller det små vardagliga omställningar som förenklar arbetet och utvecklar relationerna i gruppen. Därför är det viktigt att frågorna i en medarbetarundersökning berör det dagliga arbetet och är inriktade på åtgärder.

En av de frågor som diskuterades i mötet på Gothia var på vilken grund forskningen behandlar teorier kring medarbetarskap och mätmetoder. Netsurvey har analyserat ett antal olika forskares teorier i jakten på en etablerad modell som är både enkel och överskådlig.

Resultatet är en modell ”The Service Profit Chain”. Där visar forskarna på ett enkelt sätt kopplingen mellan medarbetarrelationer och kundrelationer och i vilken ordning de påverkar lönsamhet och effektivitet.

Med googling hittade jag även en C-uppsats från Pedagogiska institutionen vid Örebro universitet som studerat medarbetarskap och medarbetarenkäter. Frågor som väcktes var om medarbetarenkäter är ett bra verktyg för verksamhetsutveckling?

Studien behandlade också vilket genomslag ett konsultföretags värderingar fått i utformningen av frågorna när de genomför medarbetarenkäter hos 5 kommuner. En slutsats i studien är den som formulerar enkätens frågor påverkar och överför synsätt och värderingar till enkäten som de själva har.

Från studien finns en referens till en forskares kommentar på temat medarbetarskap: ”Människor har en medfödd benägenhet att lösa problem och förbättra produktionsprocesser. Det gäller bara att hitta sätt och ta tillvara på den värdefulla naturliga förmågan.”

Ett syfte med att utveckla medarbetarskapet är att förbättra företagets totala prestation genom att utveckla och använda anställdas kompetens maximalt.

torsdag 15 april 2010

Organisation och kunskap

En organisation skapas för att producera, utveckla och förändra. För att klara detta på ett sätt som ger framgång och resultat måste en arbetsorganisation organiseras. Med arbetsorganisation avses hur arbete och arbetsprocesser utformas. Det kan gälla arbetet:
  • I en fabrik
  • I en bank
  • På ett sjukhus
  • Inom en kommunal förvaltning
I den processbaserade organisationen är det verksamhetsprocesserna som är utgångspunkt. I fokus står som figuren visar:
  • Den enskilde medarbetarens arbetsuppgifter och kompetens.
  • Hur medarbetarna samarbetar med varandra.
  • Vilka tekniska hjälpmedel som används.
  • Hur målen för arbetet och dess resultat formuleras.
  • Hur arbetet styrs och följs upp.
  • Vilka sociala normer, värderingar och vilken kultur som finns i organisationen.
En verksamhetsprocess är ett antal sammanhängande aktiviteter som tillsammans skapar resultat och värde för en kund. Att utforma arbetsorganisationen på basis av verksamhetsprocesserna syftar till att kraftigt förbättra organisationens:
  • Produktivitet.
  • Kostnadseffektivitet.
  • Kvalitet.
  • Tidseffektivitet eller mer allmän resurseffektivitet.
  • Servicegrad.
  • Förenkla styrningen.
För att det också ska bli ett bra resultat krävs det bland annat en organisation med mindre hierarki där arbetet organiseras i horisontella flöden.

Organisationens funktion är även att skaffa och utveckla kunskap om hur arbetsuppgifterna ska genomföras. Denna kunskap ska översättas i verktyg, produkter och processer liksom i utformningen av själva arbetssättet och i kunskapsutveckling.

En viktig faktor i en organisation är förmågan att lära av misstagen och bland dessa är följande av stor betydelse att ett lärande sker:
  • Att misstag görs i strävan att uppnå en övergripande målsättning.
  • Att någonting nyttigt verkligen lärts av misstagen.
  • Att misstagen inte är en del av ett mönster där samma misstag upprepas.
  • Att misstagen görs inom ramen för en medarbetares handlingsfrihet.
Det gäller också att göra de intressanta misstagen i en organisation så snabbt och så billigt som möjligt och dra lärdom av detta.

måndag 12 april 2010

Att planera sin organisation för framtiden

Häromdagen fick jag ett intressant telefonsamtal från en produktionschef i ett företag som tillverkar konsumtionsprodukter. Hon hade studerat vår hemsida och de olika utbildningsprogram som presenteras där och önskade utbildning för ett antal produktionsplanerare i sin organisation.

Vi diskuterade olika former för ett genomförande, men samtalet utvidgade sig snabbt vidare. Hon berättade engagerat om företagets verksamhet, produktflöden och den mycket snabba utvecklingstakt som skett under åren i volymtillväxt.

Hon beskrev en enkel nulägesanalys med några ord. ”Vi behöver nu fundera över hur vi ska kunna ta in ny kunskap och idéer för att bättre hantera situationen under kommande år.”

Det blev naturligt att översiktligt berätta om Lean Production som filosofi och förhållningssätt till verksamhetsutveckling. Jag tog upp några grundläggande frågor om betydelsen av att företagets ledning förstår principerna i Lean och engagerar sig i arbetet och beskrev lämpliga arbetsformer för en sådan fas.

När jag tog upp de funktioner inom ledarskapet och andra nyckelpersoner som bör delta i denna typ av workshops visade det sig att hon själv innehade flera av dessa funktioner.

Det blev naturligt att direkt boka ett möte med företagets ledning för en dialog kring situation och vision och hur resan mot visionen ska ske på ett resurseffektivt sätt tillsammans med medarbetarna.

Varje organisation måste bygga in en förmåga att förändra organisationsstrukturen. Det innebär att en organisation måste vara beredd att bryta upp från nuvarande struktur och arbetsformer.

Att planera sin organisation för framtiden borde i dag vara en huvuduppgift för många av dagens företagsledningar nu när hjulen börjar rulla igen.

tisdag 6 april 2010

Balans i livet

I dagens samhälle har det blivit allt viktigare att försöka uppnå hög status och synlighet. Jag märker det på olika sätt i min verksamhet inom organisationsutveckling och coachning. Begrepp som personliga varumärken har också börjat finnas inom HR-området och blir ett kommande tema i ett av våra nätverk.

Individen är idag mer än tidigare utsatt för konkurrens bland befattningar, arbetsuppgifter och media.

De som har de vassaste armbågarna, profilerar sig mest och tar för sig ses som symboler för det nya samhället. Naturligtvis är denna utveckling negativ för de flesta människor, eftersom konkurrens och stress är något som vi endast behöver i en lagom dos.

Många lever idag för arbetet och ser inte arbetet som något man ska leva av. För de flesta fylls vardagen av allt fler faktorer som ger stress däribland påtvingade förändringar inom organisationer. Alla klarar inte de ökade kraven på:
  • Ökat arbetstempo
  • Högre effektivitet
  • Större tillgänglighet
  • Mer synlighet
Framtidsforskare hävdar att människan ständigt måste vara beredd att leva med förändringar. Detta kan synas på det sättet att ingenting någonsin verkar bli färdigt. Det sker ständigt:
  • Översyner
  • Omorganisationer
  • Utredningar
  • Betänkanden
  • Utlåtanden
  • Uttalanden
  • Rationaliseringar
  • Revideringar
Syftet är effektiviseringar i organisationer, på arbetsplatser och i arbetssätt. Det är den vardag vi idag tvingas förhålla oss till. Om vi förutsätter att detta är den tillvaro vi har att anpassa oss till så behöver varje människa hitta en motvikt för att få balans i livet.

Beteendet bestäms såväl av faktorer inom individen sam av faktorer utanför individen. Det gäller först och främst att inse att man faktiskt behöver prioritera sig själv!

Detta innebär att man behöver andningshål, fylla på batterierna och bygga upp ny energi när man känner sig trött, sliten och utmattad.

Allt för många inser detta för sent och har redan hamnat i en besvärlig situation innan de tar itu med problemet.

Personligen tror jag att varje människa måste göra saker som man tycker om, mår bra av och dessutom göra det ofta. Ju bättre vi mår, desto mera kan vi prestera. Detta gäller i de flesta sammanhang. Mår man bra och känner trygghet i sig själv så klarar man också av stressade situationer betydligt bättre och man får ut mera av livet.

De signaler som finns i dagens samhälle är inte i harmoni med denna filosofi. Det gäller därför att varje individ själv kommer till insikt om hur man ska forma sin egen tillvaro för att kunna leva ett gott liv med god hälsa och livskvalitet.