måndag 25 januari 2010

Kompetensutveckling som verktyg för förändring

Nu är det rätt läge att injicera ny kompetens i organisationen. Lågkonjunkturen har rejält tufsat till de flesta organisationer, både små och stora. Nästan generellt har det skett neddragningar och avveckling av personal för att anpassa organisationerna till en minskad efterfråga från kunder.

Helt nya organisationer har därmed skapats då ansvar och arbetsuppgifter har fördelats på nya sätt.

Många har fått träda in i helt nya ledarskapsroller på alla nivåer. Därför bör kompetensinsatser sättas in nu för att stödja personerna i sina nya roller som ledare. Detta gäller inte minst före att:
  • Bygga upp ny motivation och inspiration hos de medarbetare som finns kvar i organisationen.
  • Hantera den frustration som finns hos de som behöver återrekryteras sedan efterfrågan nu ökar från kunderna.
  • För att ta tag i det förbättringsarbete som tvingats till paus under kristiden.

Den globala ekonomins effekter och internationella konkurrens har också visat vikten att av att generellt höja kompetensen på all personal. Informationstekniken och effektiva transportsystem har fört konkurrenterna mycket närmare än tidigare. Denna utveckling fortsätter också.

Konkurrenskraften för ett företag utformas allt mer utifrån medarbetarnas kompetens, enskilt och gemensamt. Här gäller det att ge medarbetarna dels grundläggande insikter inom teknik, ekonomi och logistik och dels påbyggnadsutbildningar i olika steg anpassade till arbetsuppgifter och ambitioner.

Det gäller även att utforma metoder för kompetensinsatser som innebär stöd för flexibla studier och individuellt stöd i geografiskt utspridda organisationer, samtidigt. Resande för studier tar onödigt mycket kapacitet av en organisation och ger inte heller flexibilitet för den individuella motivationen.

Vi har sedan flera år utvecklat system och kurser för flexibla studier och individuellt stöd via Internet. Vårt utbildningssystem heter Instant education och ett omfattande kursbibliotek finns. Under åren har vi framgångsrikt utbildat personal i fabriker i många länder och världsdelar, där vi även administrativt sköter helt kundanpassade utbildningar.

För några veckor sedan fick jag tillfälle att titta på ett Youtube-presentation som belyser kunskap och förändring. Jag visade den för min personal som inledning till våra egna reflektioner om arbetssätt och internationellt agerande.

Titta på denna länk och reflektera själv.
Ge mig gärna dina tankar som återkoppling!

torsdag 21 januari 2010

Lek fram insikter och resultat!

Den absolut vanligaste orsaken till osäkerhet och rädsla i samband med förändringsarbete är att man inte förstår varför det ska ske. Några frågor som alla bör ha svar på eller vissa insikter om ett svar gäller:
  • Varför behövs en förändring?
  • Vad innebär förändringen i stort för organisationen och för den enskilde?
Det är viktigt att förstå att förändringsarbete syftar till förbättringsarbete. I regel handlar det om att förbättra konkurrenskraften för organisationen genom att öka produktiviteten, vilket innebär utveckling snarare än avveckling.

Här gäller det att utveckla en delaktighet som ger insikter och engagemang. Jag påstår att medarbetare som känner sig engagerade bidrar till lönsamhet men att deras engagemang dessutom är en absolut förutsättning för att lyckas med en varaktig förändring.

Aktuell forskning i en avhandling av Farida Rasulzada visar att ju mer kreativa de anställda känner sig, desto mer ökar företagets lönsamhet.

Sedan något år har vi använt oss av olika spel inom lean och logistik för att hos kunders personal utveckla insikter om behovet av förändringsarbete i arbetssätt och arbetsrelationer.

Mina erfarenheter är mycket positiva av att ”leka” fram insikter och resultat i grupper där det också finns ett tävlingsmoment samt en diskussion före, under och efter spelet.

Jag har även sett hur personer i stora organisationer fått sin ”polett” att falla ned och börjat se och förstå olika samband som påverkar ett företags konkurrenskraft och skälet till åtgärder.

Under spelens gång kan man se olika grader av delaktighet i gruppen och dess påverkan på resultatet. Sann delaktighet uppstår först när man aktivt tar vara på vars och ens kunskap och gör något konkret av det i det dagliga arbetet.

Det är mycket spännande att i detta fall ett stort globalt verksamt svenskt företag vill använda våra egenutvecklade spel för att föra in insikter om behovet av förändrade arbetssätt, bland ibland något motsträviga medarbetare, på ett sätt som utvecklar kreativitet och positiv upplevelse.

måndag 11 januari 2010

Det ångestladdade förbättringsarbetet

Vår naturliga reaktion när vi ställs inför något som vi upplever vara en större förändring är att först förneka vad som händer och känna motstånd inför att acceptera det inträffade. Ändå tas förvånansvärt lite hänsyn till detta när stora förändringsplaner rullas ut. Därför misslyckas också många förändringsinitiativ.

I ett framgångsrikt förändringsarbete är det därför viktigt att känna till hur våra mänskliga reaktioner kan ta sig uttryck. Modellen kallad ”ångestsvackan” som figuren visar, belyser på ett bra sätt vad som händer inom oss när vi utsätts för en påtvingad förändring.

Först inträder ett mer eller mindre chocktillstånd där vi ofta reagerar med att förneka det som faktiskt händer. Vi tänker att det inte händer mig och att någon snart berättar att det var ett misstag. Därefter kommer motståndet och upproret. Ilskan för orättvisan att det drabbar just mig och att jag är värt bättre.

Därefter följer insikten att det ändå har hänt och vi börjar bearbeta situationen och undersöka hur den faktiskt är. Vi börjar acceptera det inträffade och se nya möjligheter. Det kanske finns något bra i det som skett och vi går ur krisen stärkta och har fått en ny fokus.

Det går inte att hoppa över krisfaserna vid en påtvingad förändring, men vi passerar dem olika snabbt från några sekunder till flera år beroende på individuella förhållanden och organisationens stöd. Vi måste alla bearbeta händelsen för att kunna lägga den bakom oss.

Vi hjälper oss själva och andra bäst genom att skaffa kunskap om och respektera de faser i processen vi måste gå igenom. Då förstår vi bättre de till synes obegripliga reaktioner och handlingar som kan ske i ett förändringsarbete.

Ett sätt att minska störningarna är att skapa en situation där den enskilda personen eller organisationen vill förändra och därför aktivt väljer att göra det. Delaktighet gör detta möjligt eftersom det innebär att du är med och påverkar din situation.

måndag 4 januari 2010

Mätningar av en verksamhets prestationer

Mätningar av en verksamhets prestationer bör utformas så att de skapar delaktighet hos de medarbetare som bidrar till prestationerna. Därför bör mätningarna vara enkla, synliga med mått som medarbetarna kan förstå och sätta i samband med utförda prestationer.

Det är mycket svårt att mäta kvalitet och produktivitet med höga krav på noggrannhet och jämförbarhet. Följande tankemodell uppställd i en formel kan även användas i mätningsarbetet:

Resultatet = (Vad vi gör) x (Hur vi gör det)

Enkla och synliga mått på vad som är viktigt på arbetsplatsen, avdelningen och företaget samt kunden bör finnas inom varje verksamhet och dess olika arbetsplatser.

Det är viktigt att utforma mått som tar vara på vad som skapar intäkter i stället för en ensidig inriktning på kostnadsbegränsade mått. Aktuella frågor i mätningsarbetet är:
  • Vad mäter vi för något?
  • Är det viktigt och relevant?
  • Hur gör vi det?
  • Vem mäter?
  • När sker det?
Varje chef bör inte hålla räkning på fler än tre-fem variabler som mäter de centrala faktorerna för en verksamhets konkurrenskraft. Det handlar helt enkelt om att mäta det som är relevant. Man brukar säga att det som mäts blir också åtgärdat. Vad är då viktigt och relevant? Några av dessa faktorer är:
  • Kundtillfredsställelse
  • Kvalitet
  • Leveranssäkerhet
  • Leveransflexibilitet
  • Kompetens