torsdag 11 mars 2010

Ett processorienterat arbetssätt

Dagens organisationer är ofta organiserade efter kompetensområden eller funktioner och många medarbetare får därmed en dålig överblick över helheten. I en sådan situation kan det lätt uppstå aktiviteter som betecknas med begreppet suboptimering.

Det innebär att förbättringar i den egna operationen eller avdelningen inte bidrar till helhetens bästa utan tvärtom kan innebära nackdelar. Även isolerade öar av förbättringar når ofta inte ut till kunden.

I processorienterade företag arbetar personal från olika funktioner med flödet som är kopplat till en speciell produkt eller kund. Effekten blir att man försöker optimera dessa flöden eller processer i stället för de enskilda funktionerna.

Ett processorienterat arbetssätt ger bland annat följande fördelar:
  • Skapar överblick och fokuserar på kunden.
  • Identifierar de svaga länkarna i processen.
  • Ger en överblick av tidsåtgången och visar var det finns flaskhalsar.
  • Hjälper till att förebygga fel.
  • Skapar insikter i vilka delar av processen som skapar värde.
  • Klargör ansvar och ger stöd i verksamheten.

Alla verksamheter innehåller processer där aktivitet läggs till aktivitet och bildar kedjor, så kallade värdekedjor eller arbetsflöden. En process dokumenteras ofta i form av en processkarta som visar hur aktiviteter hänger ihop och relaterar till varandra.

Processorientering innebär att verksamhetens olika arbetsflöden identifieras och dokumenteras. En bild av hur olika aktiviteter ska hänga samman träder fram. Den ligger sedan till grund för ledning och förbättring av verksamheten.

Genom att fokusera arbetsflöden, de aktiviteter som skapar värde för kunden, kan organisationens energi koncentreras på att förbättra det som har störst betydelse för kunden.

8 kommentarer:

  1. Hejsan!

    Vad anser Ni om arbetsdelningens betydelse för arbetstillfredsställelse och identitet i olika typer av jobb? T.ex. restaurang jobb, fabrikjobb, matbutiksjobb..

    Vad är arbete för ER och vad är inte arbete enligt ER? Motivera gärna också Ert svar:)

    Vad anser Ni är likheterna och skillnaderna mellan brukssamhället och det moderna tjänstesamhället?

    Tacksam för svar:)

    SvaraRadera
  2. Du ställer många frågor där jag rimligtvis undrar vad syftet är. Du gömmer dig dessutom bakom anonymiteten.

    Fråga 1. Det marxistiska tankegodset kring alienation och social arbetsdelning har inte bidragit något nämnvärt för utveckling och innovation inom produktionen av varor och tjänster. Det gäller även förklaringar kring arbetstillfredsställelse och identitet. De samhällen som byggts på dessa teorier imploderar och lämnar förödelse efter sig på många plan.

    Fråga 2. Arbete är ett vitt begrepp och handlar i grunden om tillförsel av energi till en aktivitet för att åstadkomma en förbättrad position uttryckt i exempelvis värde, läge och situation. Energin som tillförs kan vara i form av mänsklig kraft, mental kraft, elektrisk- eller hydraulisk kraft mm. Även här är Marx’ arbetsvärde-teori kring bytesvärdet, som skulle bestämma en varas pris på en marknad baserat på tillförseln av muskelkraft, ett fullständigt hugskott.

    Fråga 3. Brukssamhället, ofta ett mindre samhälle, var uppbyggt kring en dominerande industri, baserad på förädling av metaller, trä, kemiprodukter och liknande, skapade en mycket särpräglad samhällsmiljö där speciella normer och värderingar växte fram, en bruksanda.

    Bruksledningen hade ett stort inflytande över de anställdas hela livssituation vilket ofta skapade en allmän passivitet från medarbetarnas sida. Miljön präglades av en stor social kontroll och skarpa gränsdragningar mellan olika grupper vilket gav uttryck i ett lågt intresse för utbildning och en svag entreprenörsanda. Någon annan skulle komma med lösningarna.

    Med tjänstesamhället, där en större del av befolkningen arbetar med tjänster än de som är verksamma inom industri och jordbruk, krävdes utbildade medarbetare på ett helt annat sätt och kontakterna med kunderna blev påtaglig. Tjänsten skapades i relationen med kunden genom service och om kunden inte blev nöjd riskerade man att inte kunna få leverera något. Här uppkom även drivkrafter till utveckling av tjänster och kompetens.

    Medan jobben försvinner från de traditionella industrinäringarna ökar antalet anställda i den kunskapsintensiva tjänstesektorn. Så även här finns omfattande strukturomvandling med ökad specialisering i näringslivet och ett internationellt uppträdande. När den industriella tillverkningen blir allt mer avancerad blir det också allt oftare svårt att skilja mellan produktion och tjänster.

    Inom industrisamhället har den tekniska utvecklingen med maskiner och robotar gjort människor med mindre kvalifikationer effektiva och gett dem ökade löner. I den okvalificerade tjänstesektorn finns inte samma möjligheter. Här krävs det nytänkande och nya satsningar. Ju mer komplext och avancerat, desto mer kunskap krävs.

    Framväxten av många nya företag som utvecklar enkla, innovativa produkter kan betyda mycket för tillväxten även på de platser som traditionellt betecknats bruksorter. Dessa innovationer behöver inte nödvändigtvis stort riskkapital, men däremot kan var och en av dem snabbt få igång en rörelse som kan sysselsätta ett tiotal personer.

    I dagens tillväxtdebatt är det väldigt tyst om dessa enkla, men smarta innovationer. Det är inte lika spännande som högteknologi.

    SvaraRadera
  3. Hej

    Vilka besparingar ser du att företaget kan göra om man vill gå till ett mer process orienterat arbetssätt. Vilka besparingar i pengar har man sett tidigare?

    MVH Natalie

    SvaraRadera
    Svar
    1. I en rapporterad studie (http://publikationswebbutik.vv.se/upload/5587/2010_041_logostikanalyser_pa_foretagen_electrolux_laundry_och_itt_water_and_wastewater.pdf ) kring externlogistik med fokus på transporter och miljöeffekter rapporterades att med de föreslagna åtgärderna för ett processorienterat arbetssätt uppskattades besparingspotentialen vara 10-40 % i minskade transportkostnaderna.

      Med ett relationstal på transportkostnaderna till ca 6-7 % av omsättningen blir det stora belopp som kan sparas om åtgärderna har den nödvändiga helhetssynen.

      Därtill rapporterades mycket stora minskningar i koldioxidutsläpp. Ett av åtgärdsförslagen ensamt, minskade utsläppen av koldioxid i storleksordningen med vad en medelsvensk kommun släpper ut från alla tjänsteresor.

      Radera
  4. Lisa Pedersén23 maj 2014 05:11

    Hej! Jag undrar vad drivkrafterna för att motivera processorienterade organisationer är?

    Vänligen Lisa

    SvaraRadera
    Svar
    1. Alla modeller för verksamhetsutveckling betonar hur viktigt en processorientering är för företaget i syfte att uppnå en framgångsrik utveckling. En processorientering kan under rätta förhållanden vara ett sätt för företagen att bli mer effektiva. Med en fokusering på processen menas en fokusering på arbetssättet och inte på den färdiga varan eller tjänsten. Det brukar sägas att en produkt aldrig blir bättre än dess process.

      Kunden är den absolut viktigaste delen i processmodellen. Kunden motiverar processens existens och styr processens resultat och innehåll.

      I många fall ses organisationsförändringar som ett direkt resultat av yttre politiska, tekniska, kulturella, demografiska, ekonomiska och marknadskrafters inverkan. Det är ofta svårt att dra en klar skiljelinje mellan externa och interna drivkrafter till förändring

      Gemensamt för motivationsteorier är att de fokuserar på människan, inte själva organisationen. Det är de anställda som ligger i fokus snarare än hur organisationsstrukturen ser ut och hur denna styrs.

      Motivationsteorier delas upp i två olika kategorier: innehållsorienterade och processorienterade. Innehållsorienterade motivationsteorier beskriver vad en individ motiveras av, att individer söker efter grundläggande mänskliga behov.

      Processorienterade motivationsteorier beskriver istället hur en individ motiveras. Detta sker genom att individen bli påverkad av en mängd olika variabler och därefter väljer sitt beteende.

      En annan utvecklat teori kallas tvåfaktorsteorin omfattar två olika faktorer: motivationsfaktorer samt hygienfaktorer. Motivationsfaktorer beskrivs som prestation, ansvarstagande, varierande arbetsuppgifter samt möjlighet till karriär. Hygienfaktorerna beskrivs som lön, arbetsförhållanden samt företagspolicys.

      De flesta försök till planerad förändring kommer att aktivera motkrafter, både inom och utanför organisationen. Dessa motkrafter är människor som antagligen ogillar förändringar, är rädda för den, inte ser något behov av förändring eller misstänker att de personligen i så fall får det sämre.

      Samtidigt står organisationen inför drivkrafter i form av människor som arbetar för att få till stånd en förändring. Det är människor som menar att förändringen inte bara är nödvändig utan också önskvärd, och de hänvisar till förhållanden som behovet av att anpassa sig till omgivningen eller behovet av att få bättre balans mellan struktur och uppgifter

      Oavsett om ledarskapet utövas av den formella ledningen eller inte så måste ”någon” ta initiativet och få andra människor i organisationen att följa efter och sluta upp kring förändringen.

      Radera
  5. Hej!

    Oftast när man startar igång ett arbete med att förbättra/förändra sina affärsprocesser i en organisation så omfattas alltid (iallafall som oftast) arbetet med att involvera personer som arbetar i den utom från någon på ekonomi. Utifrån ett ekonomistyrningsperspektiv så mäts aldrig prestationerna i arbetet så egentligen vet man inte om det skett någon förbättring eller förändring i processarbetet. Håller du med?

    För att mäta resultatet av arbetet i processer behöver man veta vad är det för information man vill få svar på i processen. Och för att kunna mäta ett resultat eller följa upp processerna utifrån ett ekonomisk perspektiv behöver man få svar på om vi är tillräckligt produktiva? Har vi rätt effektivitet? Nyttjar vi våra resurser på rätt sätt? Kan vi mäta någon form av kapacitetsutnytjandegrad? Har vi rätt kvalitet?

    Hur ser du på att mäta resultatet utifrån ett ekonomiskt perspektiv i ett processarbete?

    Tacksam för svar?

    SvaraRadera
  6. Hej, jag läser organisationsteori och har haft stor hjälp av din blogg som gjort det mer intressant för mig och som jag använt som komplement till kurslitteraturen.
    Jag undrar bara vilka tydliga egenskaper ett processorienterat synsätt på en verksamhet är och vad de innebär.
    Tack för en bra blogg och jag beundrar ditt engagemang.
    MVH Maja

    SvaraRadera