ERP-system och verkligheten

Informationssystemet är en av huvudfunktionerna som måste fungera effektivt för att logistikernas arbete med flöden ska ge bra resultat på olika områden. Konkurrenskraft för den egna verksamheten och nöjda kunder är övergripande mål. Informationssystemet bör uppfylla följande funktioner:

• Det ska vara ett verktyg för målsättning och planering av verksamheten.
• Det ska vara ett stöd för styrning och beslut i den operativa verksamheten.
• Det ska tillgodose kraven på uppföljning och anpassade åtgärder inom verksamheten.

Om materialflödet ska fungera på ett effektivt sätt krävs det en samordning mellan de som hanterar och administrerar komponenter och produkter längs deras väg genom företaget. Det gäller personer som i företaget representerar bland annat olika:

• Funktioner
• Avdelningar
• Arbetsgrupper

Om vi dessutom förlänger materialflödets väg i en leveranskedja såväl bakåt mot leverantörer i försörjningskedjan som framåt i distributionskedjan mot kunder förstår man betydelsen av korrekt och uppdaterad information.

De flesta företag använder någon form av MRP-system, Material Requirement Planning, för sin operativa verksamhet. Dessa system är ofta integrerat med övriga system i ett affärssystem, ERP-system.

MRP-systemen bygger på att alla använda tider på lägsta operationsnivå i verksamheten är sanna och att de överensstämmer med verkligheten. Många företag tror att skillnaden är liten mellan de tider som planeringssystemet arbetar med och de som i verkligheten används för operationerna.

Observationer visar att det kan vara skillnader på -50 % till +300 % med en slumpmässig variation.

I ett utbildningsprojekt vi hade hos ett stort verkstadsföretag för ca 4 år sedan förtydligades dessa skillnader mellan planeringssystem och verklighet. Utbildningen var kopplad till ett projekt inom ledtid och kapacitet. På produktionschefens önskan förde vi in företagets gällande operationstider i ett övningsexempel i kursen i syfte att få medarbetarna att reagera.

Ibland är skillnaden i tider medveten och skapad för att bygga in en buffert i systemet. Alltför ofta är tidsangivelserna för en artikels operationer satta för länge sedan och finns kvar i planeringssystemet under årtionden. Ingen uppdatering har överhuvudtaget skett av operationstider mot bakgrund av eventuella förändringar och förbättringar.

Dessa gamla data ligger sedan till grund för bland annat ökade svårigheter inom:

• Detaljplaneringar med beslut om prioriteringar.
• Utnyttjande av maskinpark och optimerad produktion.
• Investeringsbeslut, eftersom kapacitetsdata är osäkra.
• Kalkyler och offerter får osäkra uppgifter som påverkar affärerna.
• Förbättringsarbetet, eftersom tidsangivelserna inte baseras på aktuell verklighet.

Även nya artiklar kan få operationstider som baseras på historiska tider för en tidigare artikel som ska lämna sortimentet.

Anledningarna till att den stora skillnaden finns kan säkert spåras i bristande insikter om problemet och dess konsekvenser på strategisk nivå. Psykologi och pedagogik är användbara verktyg här.

Andra verktyg finns inom Lean production och handlar om virtuell styrning och realtid. Här visas verkligheten av bland annat metoderna:

• Whiteboard, där verkligheten justeras kontinuerligt.
• Planeringstavlor som balanserar om operationerna beroende på efterfråga och uppgift.
• Målade sträck på bandet.
• 2-binge metoder.
• Elektroniska tavlor för takt och resultat.