Balans i livet

I dagens samhälle har det blivit allt viktigare att försöka uppnå hög status och synlighet. Jag märker det på olika sätt i min verksamhet inom organisationsutveckling och coachning. Begrepp som personliga varumärken har också börjat finnas inom HR-området och blir ett kommande tema i ett av våra nätverk.

Individen är idag mer än tidigare utsatt för konkurrens bland befattningar, arbetsuppgifter och media.

De som har de vassaste armbågarna, profilerar sig mest och tar för sig ses som symboler för det nya samhället. Naturligtvis är denna utveckling negativ för de flesta människor, eftersom konkurrens och stress är något som vi endast behöver i en lagom dos.

Många lever idag för arbetet och ser inte arbetet som något man ska leva av. För de flesta fylls vardagen av allt fler faktorer som ger stress däribland påtvingade förändringar inom organisationer. Alla klarar inte de ökade kraven på:

• Ökat arbetstempo
• Högre effektivitet
• Större tillgänglighet
• Mer synlighet

Framtidsforskare hävdar att människan ständigt måste vara beredd att leva med förändringar. Detta kan synas på det sättet att ingenting någonsin verkar bli färdigt. Det sker ständigt:

• Översyner
• Omorganisationer
• Utredningar
• Betänkanden
• Utlåtanden
• Uttalanden
• Rationaliseringar
• Revideringar

Syftet är effektiviseringar i organisationer, på arbetsplatser och i arbetssätt. Det är den vardag vi idag tvingas förhålla oss till. Om vi förutsätter att detta är den tillvaro vi har att anpassa oss till så behöver varje människa hitta en motvikt för att få balans i livet.

Beteendet bestäms såväl av faktorer inom individen sam av faktorer utanför individen. Det gäller först och främst att inse att man faktiskt behöver prioritera sig själv!

Detta innebär att man behöver andningshål, fylla på batterierna och bygga upp ny energi när man känner sig trött, sliten och utmattad.

Allt för många inser detta för sent och har redan hamnat i en besvärlig situation innan de tar itu med problemet.

Personligen tror jag att varje människa måste göra saker som man tycker om, mår bra av och dessutom göra det ofta. Ju bättre vi mår, desto mera kan vi prestera. Detta gäller i de flesta sammanhang. Mår man bra och känner trygghet i sig själv så klarar man också av stressade situationer betydligt bättre och man får ut mera av livet.

De signaler som finns i dagens samhälle är inte i harmoni med denna filosofi. Det gäller därför att varje individ själv kommer till insikt om hur man ska forma sin egen tillvaro för att kunna leva ett gott liv med god hälsa och livskvalitet.

Ledarskap i processorientering

Ett viktigt element i processorientering och dess vidareutveckling är att utse processägare för respektive process som verksamhetens ledningsgrupp definierat i en handlingsplan. Det bör ske så tidigt som möjligt i arbetet med att definiera processerna, gärna innan arbetet kommit igång.

Processägarens roll är att:

• Se till helheten och skapa ett naturligt förbättringsklimat.
• Sätta mål.
• Leda utvecklingen av processen.
• Ansvara för att kunderna är tillfredsställda.
• Kommunicera och motivera medarbetare från andra avdelningar om vikten av vissa aktiviteter för helhetens bästa.

Processägaren bör vara en person med karaktären av en eldsjäl, någon med den rätta glöden som kan fungera som motor i arbetet. Denna person ska:

• Ansvara för processen.
• Driva själva arbetet.
• Se till att processteamets samlade kunskaper tas tillvara.
• Se till att processen dokumenteras i en processkarta.
• Känna till och kunna använda verktyg av typen nulägesanalys i förbättringsarbetet.

Figuren beskriver viktiga processmål i arbetet med processorientering.

Det är inte ovanligt att processorienteringens överlevnad och utveckling står och faller med valen av processägare. Det är viktigt att komma ihåg att uppdraget kring processorientering ska genomföras utöver det vardagliga arbetet i en linjeposition.

I vissa fall kan det vara motiverat att avvakta med ett slutgiltigt val och låta rätt person växa fram under arbetets gång. I stället ges ansvaret för att leda teamets arbete till en neutral handledare.

Handledaren bör vara någon som är fristående från det inre processarbetet och behöver inte heller ha kunskaper om själva processen. Det kan således vara någon person exempelvis från en annan avdelning, ansvarig person för kvalitetsarbete eller extern konsult. Flera processteam kan även ha samma handledare.

Oavsett lösning på denna punkt är den viktiga uppgiften att:

• Driva teamets arbete vidare så att processerna blir kartlagda och förbättrade.
• Alla personer i arbetet blir engagerade och synliga.
• Samarbetet fungerar och hinder löses upp.
• De viktigaste frågorna formuleras och besvaras.

När den första processen blivit genomarbetat och accepterad lämnar handledaren över ansvaret till en av ledningsgruppen utsedd processägare och öppnar upp för rollen att ge efterfrågad stöd.

Transport och logistik i Indien

Under mitt besök i Indien vecka 10 fick jag en viss inblick i landets transportsituation. Flyget till och från Indien hade New Delhi som nav och bilresan mellan New Delhi och Jaipur i båda riktningarna gav mig en inblick i hur en transportinfarkt på vägar kan se ut och hur den hanteras av människorna.

Vägen mellan dessa städer utgör en motorväg med två filer i vardera riktningen utan planfria korsningar. Transportmedlen har en variationsrikedom av sällan skådat slag bland annat:

• Kameldragande kärror med vedstammar för bränsle.
• Traktorer där hela familjer klängde sig fast i hytten och utanför.
• Cykeltaxi.
• TucTuc bilar, en taxiform, med resande i antal som en ordinär svensk buss.
• Motorcyklar i enorma mängder med upp till fem passagerare plus föraren.
• Personbilar.
• Bussar.
• Lastbilar i alla dess former, färger och tillstånd, vanlig text bak: ”Blow horn”.

När vi på motorvägen möter fordon som kör i motsatt riktning till den normala, sa min chaufför: That´s India”.

Sättet att köra på dessa vägar innebär ett konstant stångandes för att ta sig fram, köra om på vilket sida som helst där det skapades minsta öppning i kaoset, kryssa från den ena sidan till den andra hela tiden. Även lastbilarna gör detta. Ett ständigt tutande görs för att markera sin position.

Efter vägen finns mängder av små verkstäder, kaféer, varustånd och uppställningsplatser för horder av lastbilar. Chaufförerna för dessa lastbilar har där tagit paus under dagen för att tvätta sig i dammar, äta, och vila för att senare köra under kvällen och natten då trafiken lugnat ned sig.

Transporter och logistik håller på att bli en av Indiens viktigaste näringar, men befintlig kompetens och infrastruktur är starkt hämmande för dess utveckling. Detta drabbar även de företag som investerar i landet.

En artikel i The Economic Times New Delhi 9/3 har rubriken “Taking Logistics to the Next Level”. Här lyfter man fram problemen med den fragmenterade småskaliga logistiksektorn och bristerna i kompetens och ”standard logistics practices” som hämmat hela sektorn.

Behovet av åtgärder är skriande för att rätt kunna hantera Indiens utvecklingspotential och behov av tillväxt. IT-tekniken har stora möjligheter att lösa många problem inom området med dess tillgång till välutbildad personal.

Även webb-baserad kompetensutveckling fyller en plats där vi vill hitta en nisch med vårt system Instant education och många kurser som har bra aktualitet. Mitt besök i Indien handlade om detta.

Kunskapsnätverk med tillgänglig kompetens

I våra professionella nätverk utvecklas mängder av informella kontakter och erfarenhetsutbyten, men det sker även en social interaktion mellan deltagarna. Under de senaste 12-15 månaderna har det skett en allmänt stor förändring hos de flesta företagen.

Lågkonjunkturen har rejält tufsat till de flesta organisationer, både små och stora. Nästan generellt har det skett neddragningar och avveckling av personal för att anpassa organisationerna till en minskad efterfrågan från kunderna. Helt nya organisationer har därmed skapats då ansvar och arbetsuppgifter har fördelats på nya sätt.

Flera av nätverkens deltagare har även nyligen berörts av förändringarna och blivit arbetslösa till följd av neddragningarna på sina arbetsplatser. Vårt senaste möte i Logistikernätverket Scania i Lund visade detta tydligt. Samtidigt kunde andra deltagare berätta om stora nya orderinflöden som på ett par veckor gjort att produktionskapaciteten i företaget slagit i taket.

Vi, Gothia Logistics AB är en av de kompletterande aktörer som Arbetsförmedlingen i juni 2009 skrivit avtal med för att genomföra coachning till nyarbetslösa inom olika arbetsmarknadsområden. Vi har en tydlig 12-stegsmodell över vårt arbete där vår insats syftar till att stödja den arbetssökande att hitta ett nytt arbete till självförsörjning.

Uppdragen för coachning ges av AF ofta på initiativ av den arbetssökande. Mötena och samtalen med dessa personer speglar flera olika livsöden. Individens egen vilja och motivation är viktiga drivkrafter i detta arbete. Ibland finns drivkrafterna där tydligt i form av olika initiativ som tas oförtröttligt.

Här finns exempelvis en mycket välutbildat person med internationell erfarenhet inom försäljning, marknadsföring, produktprofilering, varumärkesarbete med engagemang för att ta erfarenheterna in i en ny anställning inom ett HR-arbete. Denna profil måste vara en utmärkt bakgrund hos en person som ett företag behöver för arbetet med de nya begreppen Corporate Social Responsibility (CSR) och Employer Branding.

Här finns ett överlappande ansvar mellan företagsfunktionerna HR, kommunikation, marknadsföring och investerarrelationer vad gäller arbetet med profilering av varumärket. Det kommer att bli alltmer viktigt att göra företaget intressant för kvalificerade arbetssökande, men också att befintliga medarbetare ska känna stolthet med att arbeta i ett företag med goda värderingar och profilerad image.

Den nya internationella standarden ISO 26000 för social responsibility (SR) kommer också att publiceras i år. Kraven ökar då på att företagen styrs och handlar på ett etiskt riktigt sätt och det berör bland annat relevanta förtroendefrågor bland företagens olika intressenter.

Where is an open position?

Ett processorienterat arbetssätt

Dagens organisationer är ofta organiserade efter kompetensområden eller funktioner och många medarbetare får därmed en dålig överblick över helheten. I en sådan situation kan det lätt uppstå aktiviteter som betecknas med begreppet suboptimering.

Det innebär att förbättringar i den egna operationen eller avdelningen inte bidrar till helhetens bästa utan tvärtom kan innebära nackdelar. Även isolerade öar av förbättringar når ofta inte ut till kunden.

I processorienterade företag arbetar personal från olika funktioner med flödet som är kopplat till en speciell produkt eller kund. Effekten blir att man försöker optimera dessa flöden eller processer i stället för de enskilda funktionerna.

Ett processorienterat arbetssätt ger bland annat följande fördelar:

• Skapar överblick och fokuserar på kunden.
• Identifierar de svaga länkarna i processen.
• Ger en överblick av tidsåtgången och visar var det finns flaskhalsar.
• Hjälper till att förebygga fel.
• Skapar insikter i vilka delar av processen som skapar värde.
• Klargör ansvar och ger stöd i verksamheten.

Alla verksamheter innehåller processer där aktivitet läggs till aktivitet och bildar kedjor, så kallade värdekedjor eller arbetsflöden. En process dokumenteras ofta i form av en processkarta som visar hur aktiviteter hänger ihop och relaterar till varandra.

Processorientering innebär att verksamhetens olika arbetsflöden identifieras och dokumenteras. En bild av hur olika aktiviteter ska hänga samman träder fram. Den ligger sedan till grund för ledning och förbättring av verksamheten.

Genom att fokusera arbetsflöden, de aktiviteter som skapar värde för kunden, kan organisationens energi koncentreras på att förbättra det som har störst betydelse för kunden.

Inlärning runt verksamhetsprocesser

För att inlärningsprocessen ska fungera effektivt i en organisation är det viktigt att den organiseras inom den samma. Lärande organisationer bygger på många av de principer som gäller för flödesbaserade organisationer. De som planerar och fattar beslut ska också genomföra besluten och följa upp dess effekter.

På detta sätt får beslutsfattarna information om vad som fungerar och inte fungerar, vilket ger möjligheter till:

• Reflektion
• Verklig inlärning
• Kontinuerlig förbättring

Det är därför angeläget att tidigt identifiera, beskriva och förankra bland medarbetarna de verksamhetsprocesser som företaget baserar sin affärside på och som levererar värden till kunderna mot betalning. Inlärningsprocessen bör relateras runt hela dessa verksamhetsprocesser därför då kan dessa av enskilda medarbetare:

• Förstås
• Påverkas
• Förbättras

Det är viktigt att varje verksamhet har formulerade mål som är kända av medarbetarna där de arbetar i sin del av verksamhetsprocessen. Mål ger underlag till att formulera rimliga frågeställningar kring problem som måste lösas. För att lösa problem krävs tillgång till information som är relevant för det underlag som krävs för att fatta ett bra beslut.

Det är därför logiskt att koppla behovet av information till:

• Nödvändig kvalitet i beslutsunderlaget för beslut.
• Den handling som baseras på beslutet.
• Det sätt som effekterna av handlingen mäts.
• Det sätt på vilket uppföljning görs av identifierade effekter.

Därför är det viktigt att medarbetarna ges befogenheter att fatta beslut och att ta ansvar för dessa på det sätt som figuren beskriver schematiskt.

CSR ger lyft för lokalsamhället!

Vid mötet i förra veckan inom HR-Nätverket Gothia hos oss i Norrköping var temat: Är det värt att satsa på CSR? Inspiratör för diskussionen var Mats Rosander, HR-direktör för Siemens Industrial Turbomachinery AB i Finspång, kallad SIT eller Siemens i dagligt tal.

Det praktiska innehållet i CSR för SIT i Finspång har ännu inte paketerats eller kommunicerats internt och extern utan arbetet är i sin linda. En magisteruppsats, som nu utarbetas, ska hjälpa till med detta.

CSR står för begreppet Corporate Social Responsibility och har börjat fånga upp ett ökat intresse bland HR-ansvariga i stora företag, där de med konsumentprodukter ligger längst fram. Här finns ett överlappande ansvar med företagsfunktionerna kommunikation, investerarrelationer och marknadsföring vad gäller arbetet med profilering av varumärket.

HR-arbetet inom CSR har kanske främst handlat om vad som kallas employer branding och tar sikte på att göra företaget intressant för kvalificerade arbetssökande, men också att befintliga medarbetare ska känna stolthet med att arbeta i ett företag med dessa värderingar och en sådan image.

Mats redogjorde för företagets olika aktiviteter som kan knytas till CSR-begreppet och falla under den nya internationella standarden ISO 26000 Social Responsibility (SR) som kommer att publiceras i år. Kraven ökar på att företagen styrs och handlar på ett etiskt riktigt sätt och det berör relevanta förtroendefrågor bland företagens olika intressenter.

Det börjar nu även komma forskning på området. I en sådan avhandling efter finanskrisen visar att etik just nu är lika hett som miljöfrågor. Generellt är det en stor fokus på vad företagen gör med sina pengar. Olika trender kan spåras beroende på produkttyp, företagskultur och leverantörsstruktur.

Siemens i Finspång, med en ca 100-årig industriell historia och betydligt äldre rötter, har bytt ägare flera gånger men hos gamla medarbetare finns DeLaval kvar och hos unga är det Siemens. Mats Rosander beskrev hur bruksandan fått en modern utveckling där företaget engagerar sig både lokalt och regionalt exempelvis:

• Utveckling av konkurrenskraftiga lokala leverantörer och nätverk.
• Stöd till föreningar, kulturevenemang, industriskolor mm.
• Engagemang och stöd för relevant forskning vid Linköpings universitet och KTH.
• Engagemang för regional utveckling av transportsystem och teknologisk profilering.

Det är ett komplett tillverkande ingenjörsföretag som finns i Finspång med alla funktioner för att utveckla, tillverka, leverera och installera system för energiutvinning baserat på internationell spetsteknologi inom turbinområdet. En målsättning är att vara ett internationellt ledande teknikföretag inom teknikområdena miljö och energi.

Tacksamma frågor för CSR-arbetet som HR deltar i. Kanske håller HR på att bli en CSR-fråga!