Den värdeskapande tiden

Man brukar alltmer inom arbetet för effektivisering tala om aktiviteter som skapar värde och de som inte gör det. Det är oftast en mycket liten del av den totala genomloppstiden för en tillverkad produkt eller en utförd tjänst som tillförs något värde i dagens organisationer.

I de flesta processerna är det kanske bara 2 till 10 procent av tiden. Resterande tid utgörs av bland annat:

• Väntan
• Göra om
• Hantera problem som man skapat för att men inte gjorde rätt från början
• Leta verktyg, information och dokument mm.

Det finns således mycket att vinna genom att använda tiden bättre. Ofta är det tämligen enkla grepp som krävs för att ge en stor skillnad. Det svåra är att tänka om och tänka på ett nytt sätt. Det behövs allmänt en utbildning i hur-kunskap bland ledare och medarbetare i företag och studeranden på universitet och högskolor.

Ett exempel på en faktor som måste in i företagskulturen är känslan för kostnadsmedvetenhet och ekonomi.

Genom att lära organisationen att tänka i former av lönsamhetskalkyler och värdeskapande upptäcker man snabbt hur mycket pengar det finns att hämta om tidsslöseriet undviks. Då skapas också en ”bråttom-mentalitet”. Varför vänta och låta slöseriet fortsätta? Det skapar i sin tur energi i organisationen som kan driva på arbetet.

Verksamhetsprocesser
Den processbaserade arbetsorganisationen har ett antal verksamhetsprocesser där var och en av dessa består av olika sammanhängande aktiviteter som tillsammans skapar resultat och värde för kunder. Interna eller externa. Processerna kan beröra många funktioner i ett företag och olika medarbetare.

Utformningen av verksamhetsprocesserna syftar till att kraftigt förbättra organisationens:

• Produktivitet
• Kostnadseffektivitet
• Kvalitet
• Tidseffektivitet
• Servicegrad
• Styrning

Ett bra sätt att mäta verksamhetsprocessens prestation bör ha fokus på att indikera i vilken grad man är på väg i den riktning man önskar och som stämmer med företagets strategi. Mätningen ska ge uttryck för såväl helheten som dess olika delar. I den dagliga driften är detta nödvändigt då informationen påverkar medarbetarnas beteende och effekterna av deras insats.

Finansiella mätetal speglar i princip endast historik, det vill säga de ekonomiska konsekvenserna av tidigare beslut och handlingar. Ofta finns de alltför långt tillbaka i tiden för att säkert koppla samman åtgärd och effekt.

För att det ska bli önskat resultat krävs bland annat:

• Bredare och i många fall också djupare kompetens hos medarbetarna.
• Medarbetare och grupper som hela tiden lär och utvecklas.
• Fokus på värdet för kunden.
• En förändrad ledarroll i en plattare organisation.

Den tidseffektiva arbetsorganisationen kännetecknas av rätt tempo och effektiv användning av värdeskapande tid i olika processer och aktiviteter.